Wat is een hybride evenement?

Een hybride evenement bestaat uit een combinatie van een fysiek evenement op locatie met een virtueel evenement. Bij een hybride evenement kunnen bezoekers zowel fysiek aanwezig zijn alsmede bezoekers die via de digitale weg - virtueel - deelnemen aan het evenement.  Als organisator biedt je deelnemers hiermee de mogelijkheid om fysiek of virtueel deel te nemen voor alle of bepaalde onderdelen van het evenement.

Een belangrijke doelstelling van hybride evenementen is het maximaliseren van de betrokkenheid van de deelnemers. De organisatie van het hybride evenement creëert een mogelijkheid waarin deelnemers (nieuwe) informatie kunnen vergaren en met elkaar in verbinding kunnen komen op een manier zoals zij dat zelf willen.

Bij een hybride evenement kunnen de deelnemers overal en vanaf verschillende locaties aan het evenement deelnemen. Deze flexibiliteit maakt het mogelijk om op meerdere manieren betrokken te raken en contact te maken.

De belangrijkste voordelen van een hybride evenement zijn:

1. Mogelijkheid tot meer deelnemers en bereik

Doordat deelnemers de keuze hebben tussen het bijwonen van het fysieke evenement of op virtuele wijze, voelen ze zich betrokken, worden ze aangemoedigd om mee te doen en kan je een bredere doelgroep bereiken - waar ze zich ook bevinden. Reistijd hoeft geen belemmering meer te zijn. Daarnaast kunnen er ook meer deelnemers deelnemen, omdat je niet gebonden bent aan de capaciteit van een bepaalde locatie.

2. Diverse mogelijkheden voor netwerken

Wanneer virtuele deelnemers de beschikking hebben over live audio-, video- en chattools, kunnen ze met elkaar, de exposanten, de organisatie, sprekers en workshopleiders in contact komen. Bovendien kan er door middel van chatrooms en/of specifieke software - bijvoorbeeld via een mobiele applicatie - de mogelijkheid worden geboden om de deelnemers interactief aan het fysieke evenement met de virtuele deelnemers kennis te laten maken, ervaringen uit te laten wisselen of contactgegevens te delen.

(Hybride evenement Rijksuniversiteit Groningen)

3. Milieuvriendelijk & kostenbesparend

Door het organiseren van hybride evenementen hoeven er minder deelnemers fysiek aanwezig te zijn, wat kan leiden tot een kostenbesparing, maar ook milieuvriendelijker is. Er is namelijk minder vervoer nodig en ook eventueel drukwerk en verteer - in de vorm van bijvoorbeeld een lunch of diner - wordt op deze manier verminderd.  Het budget wat je hierdoor overhoudt, zou je eventueel ook kunnen gebruiken om te investeren in je evenement. Misschien dat je budgettair nu wél de ruimte hebt om die ene spreker uit te nodigen.

4. Dataverzameling

Door gebruik te maken van dataverzameling, verkrijg je middels een hybride evenement een duidelijk beeld van alles wat er virtueel gebeurt. Je hebt toegang tot gegevens die je bij enkel een fysiek evenement niet kan verzamelen, zoals deelnemersaantal, online deelnamepercentage bij bepaalde sessies, demografische gegevens, kliks op eventuele advertenties etc. etc. Hier kun je op volgende en/of vervolgevenementen weer op anticiperen.

Voorbeelden hybride evenementen

Hybride evenementen heb je in vele verschillende vormen en types. Hierbij 3 voorbeelden van een hybride evenement:

Eén evenement, twee soorten deelnemers

Het fysieke evenement kan door middel van een online livestream door virtuele deelnemers worden bekeken. De virtuele deelnemers krijgen dezelfde mogelijkheden als de fysieke deelnemers, door bijvoorbeeld de mogelijkheid te bieden om via een chat vragen te stellen aan sprekers of te netwerken met andere deelnemers.

Live evenement met on-demand mogelijkheid

Je organiseert een fysiek evenement, maar zorgt ervoor dat het volledige evenement - inclusief alle presentaties, sprekers, workshops e.d. - wordt vastgelegd. Vervolgens wordt het ruwe materiaal bewerkt en als verschillende onderdelen online geplaatst. Geïnteresseerden die niet bij het fysieke evenement aanwezig waren of konden zijn, kunnen het volledige evenement vervolgens on-demand online terugkijken.

Online evenement op meerdere fysieke locaties

In deze vorm stream je het evenement vanaf één hoofdlocatie naar fysiek publiek op andere, kleinere locaties. Het is een geweldige manier om mensen toch met elkaar in contact te laten komen, zonder dat iedereen zich op dezelfde (grote) locatie bevindt.

Tips voor het organiseren van een hybride evenement

Het organiseren van een hybride evenement vergt wel enige organisatie. Het is echt iets anders dan enkel een fysiek evenement of een online evenement. Maar juist de combinatie maakt het zou krachtig. Bij het organiseren van een hybride evenement moet je zeker letten op het volgende:

• Bepaal het doel van het hybride evenement - wat wil je er concreet mee bereiken?
• Bepaal hoe je de virtuele omgeving op gaat zetten en/of kies een aanbieder voor het opzetten van een virtueel evenementplatform - zorg ervoor dat er interactie kan plaatsvinden
• Bepaal de locatie voor het fysieke evenement
• Maak een overzichtelijk draaiboek - wat kunnen deelnemers waar en wanneer zien?
• Zorg voor een goede uitnodiging en mogelijkheid tot aanmelding voor zowel fysiek als virtueel
• Zorg voor voldoende personeel voor de begeleiding van zowel het fysieke evenement als het virtuele evenement - wie is er bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de techniek?

Ben je van plan om een hybride evenement te organiseren, maar twijfel je? Wij nemen graag jouw twijfels weg. Contacteer ons voor vrijblijvend advies op maat.

De mogelijkheden van een schuimparty

Op campings, tijdens dorpsfeesten, in tentfeesten en zelfs bij het zwembad is het een regelmatig terugkerend fenomeen: schuimparty. Jong en oud beleeft altijd veel plezier aan de grote hoeveelheid schuim, terwijl ze dansen op de muziek.

Een eigen schuimparty organiseren is helemaal niet zo'n gek idee, want de mogelijkheden om met een schuimmachine een flinke hoeveelheid bubbels los te laten op jouw feestje zijn enorm.

Voor grote en kleine feestjes

Een schuimparty is bij ons te boeken in allerlei soorten en maten. Bijvoorbeeld als onderdeel van een complete drive-in show experience.

Neem je bij ons een totaalpakket af dan zorgen we voor een complete ervaring inclusief licht, muziek door een dj en een toffe aankleding en natuurlijk niet te vergeten: we nemen ook een grote schuimmachine mee.

Inmiddels hebben we flink wat ervaring met evenementen producties. Op verscheidende locaties als campings, pretparken of verenigingen komen wij langs. Van Maastricht tot aan Delfzijl helpen we bedrijven maar ook particulieren met het organiseren van (schuim)feestje.

(Schuimparty bij Molecaten)

Een eigen feestelijke schuim party organiseren

Mocht je liever zelf alles organiseren, dan kan dat natuurlijk ook. We verhuren de schuimmachine ook los.

Je komt schuimmachines niet alleen tegen grote evenementen in de buitenlucht, zoals op de camping, het zwembad, op school en bij sportverenigingen, maar ook gewoon bij mensen thuis. Ze worden bijvoorbeeld gehuurd voor bij een verjaardagsfeest, een kinderfeestje.

Een schuimparty organiseren voor kinderen

Bij kleine feestjes, bijvoorbeeld een kinderfeestje in de achtertuin of in de speeltuin zal de aanwezigheid van een schuimmachine nog lang door de kinderen worden herinnerd.

Een schuimparty is een unieke en spannende manier om te zorgen voor een fantastisch verjaardagsfeestje voor kinderen.

(Schuimparty tijdens animatie programma)

Benodigdheden voor een schuimparty

Natuurlijk kunnen we alles voor je organiseren. Maar we kunnen je ook de schuimmachine en andere benodigdheden verhuren. Wil je zelf de dingen van a tot z gaan regelen, hou dan in ieder geval rekening met de volgende zaken.

Schuimvloeistof

Voor het maken van de bubbels worden in de machine water en een speciaal middel voor het maken van schuim met elkaar gemixt.

Wanneer je bij ons een grote schuimmachine of kanon huurt, krijg je daar standaard een jerrycan met 20 liter schuimvloeistof bij. Dat lijkt misschien weinig, maar deze hoeveelheid is toch al snel voldoende voor èèn uur non-stop schuim. Hou daarbij vanzelfsprekend wel in gedachten dat er natuurlijk voor een kinderfeestje veel minder liter schuim nodig is dan voor een groot evenement buiten.

Toch extra vloeistof nodig?

Wanneer je bij ons een schuimmachine of kanon huurt, wordt een jerrycan met twintig liter goedgekeurde vloeistof meegeleverd met een schuimmachine.

Blijkt zo'n jerrycan toch niet genoeg te zijn, bijvoorbeeld omdat je een hele avond schuimbeleving wilt of het feestje duurt wat langer dan gedacht. Dan is er altijd de mogelijkheid extra schuimvloeistof  aan te schaffen.

(Avond party bij Molecaten)

De schuimvloeistof is 100% veilig en milieuvriendelijk!

Goed om te weten is dat de schuimvloeistof voor de schuimparty’s die we gebruiken, altijd voldoet aan de allerhoogste veiligheidseisen. Dit is in onze ogen meer dan logisch, omdat een feest niet alleen spectaculair moet zijn, maar ook veilig.

In een korte tijd wordt een grote hoeveelheid schuim gelost waarvan je niet wilt dat het schadelijk is voor je gezondheid of milieu. Wij maken daarom gebruik van gekeurde TUV vloeistofconcentraten. TUV keurmerk is een bevestiging dat producten voldoen aan kwaliteitseisen, veilig zijn en milieu verantwoord.

Het product waar het schuim mee wordt gemaakt is volledig onschadelijk voor mensen, dieren en het milieu. Het schuim dat gebruikt wordt is bacterieremmend, PH neutraal en niet irriterend. De vloeistof is volledig gecertificeerd voor het gebruik bij een evenement of fuif.

Bij het organiseren van een schuimparty is dat natuurlijk belangrijk om te weten, want niemand wil een leuk feestje afsluiten met branderige ogen.

(Schuimparty bij Molecaten campings)

De werking van een schuimmachine

Om het schuim te produceren wordt een elektrische pomp gebruikt die het schuim naar de schuimmachine brengt. In principe doet een schuimmachine niets anders dan het schuim vernevelen. Dit gebeurt met een zeer krachtige blazer die het vernevelde schuim door het gaas "perst". Een belangrijk punt tijdens een schuimparty is veiligheid. We gebruiken alleen goedgekeurde vloeistoffen, die met water zijn gemaakt. Dit betekent onder andere geen irritatie aan de ogen en luchtwegen.

Voor de veiligheid van aanwezigen in een binnenruimte, zijn er nog een paar belangrijke dingen om te onthouden. Zo moeten stopcontacten worden afgeplakt en mogen powerboxen zeker niet op de grond worden geplaatst. Ook is het niet aan te raden om op avonden als deze een bril te dragen, die zie je immers niet op de grond liggen, wat gevaarlijk kan zijn. Een foamparty kun je voor veel verschillende gelegenheden gebruiken. We zijn vooral aanwezig op campings, sportverenigingen, studentenverenigingen, schoolfeesten, tenten en jeugdherbergen. Er zijn natuurlijk talloze andere mogelijkheden, zoals examenstunts, countryfestivals, en kleinschalige kinderfeestjes (want deze machine kan natuurlijk ook in de achtertuin).

Verantwoord gebruik

Onze schuimen zijn niet schadelijk voor mens, dier of milieu. We gebruiken alleen goedgekeurde gecertificeerde schuimen. Houd daar ook rekening mee bij het huren van een schuimmachine, want wie wil er een gezellige avond en schuimparty die de volgende ochtend met brandende ogen wakker wordt? Zo heb je bij ons nooit problemen.

Binnen of buiten een schuimparty organiseren?

Plan je een buitenevenement, bijvoorbeeld bij een zwembad, dan houdt natuurlijk helemaal niets je tegen om te kiezen voor een groot schuimkanon. Voor meer dan èèn uur non-stop schuim. Hierbij het advies is dat je op een buitenlocatie een omheining gebruikt waar binnen het schuim blijft liggen, zodat het je een mooie onderlaag creëert.

Houd wel rekening met de hoeveelheid schuim wat op de dansvloer komt te liggen. Een schuimparty van èèn uur zorgt al gauw voor een schuimlaag van 1 meter hoog op een oppervlakte van +/- 50m2.

Bij een groot buiten terrein kan prima een schuimparty worden gehouden van meer dan één uur non-stop schuim. Wil je binnen een non-stop schuimparty organiseren? Hou dan rekening met de oppervlakte van je dansvloer. Schuim trekt binnen minder snel weg dan buiten.

Schuimkanon voor binnen

Een groot schuimmachine kan het schuim ongeveer 7 meter ver spuiten. Een schuimkanon met een behoorlijk bereik niet alleen geschikt voor buiten, maar ook voor binnen. Een binnen locatie met voldoende ruimte is geschikt voor een schuimparty met jonge en grote kinderen.

Voor een schuimkanon moet je wel letten op de waterresten die blijven liggen. Wanneer je van plan bent een schuimparty binnen te organiseren, is het zeker handig als er een afvoerputje aanwezig is.

Zeker ook niet vergeten bij een schuimparty!

Ga je zelf het iets organiseren, dan zijn er duizend-en-één dingen waar je aan moet denken. We helpen je graag op weg met wat extra aandachtspuntjes. Sommige uit de lijst zijn een echte must, terwijl bijvoorbeeld de boarding puur optioneel is.

Water

Om het kanon schuim te kunnen laten produceren is er naast water nodig. Er zal dus een tuinslang aanwezig moeten zijn die lang genoeg is om tot aan het schuimkanon te komen.

Elektriciteit

Zonder stroom ben je nergens. In de omgeving dient een vrij stopcontact op een vrije groep beschikbaar te zijn. Water en elektriciteit zijn niet bepaald elkaars vrienden, daarom zullen eventueel andere aanwezige stopcontacten nauwkeurig moeten worden afgeplakt.

Zorg er ook voor dat je de dj installeert op een verhoging. Dat is sowieso beter voor de apparatuur en de machine kan op de rand van het podium worden geplaatst of opgehangen. Het schuimkanon is namelijk te besturen en zo kun je zelf bepalen waar wat schuim nodig is en waar je het naartoe wilt spuiten.

Boarding (optioneel)

Een boarding moet je zien als een hek/omheining dat je plaatst op de grond waarbinnen de schuim terechtkomt. Het gebruiken van een boarding zorgt ervoor een veilige omgeving wordt gecreëerd, handig bij een schuimparty voor kinderen. Bovendien houdt deze omheining het schuim bij elkaar en zo zorg je voor een heuse arena vol met schuim waarin de kinderen of jeugd lekker kunnen feesten.

(Schuimparty tijdens dorpsfeest)

Wat kosten schuimparty's?

Net zoals bij ieder ander evenement kan een schuimparty zo duur worden gemaakt als dat je zelf wilt.

De kosten zijn natuurlijk afhankelijk van de hoeveelheid schuim die je nodig denkt te hebben en welke andere zaken je verder nog nodig hebt. Denk aan disco apparatuur, zoals audio en verlichting, en dingen die nodig zijn voor de verdere aankleding van het feest.

De uiteindelijke kosten van je schuimparty heb je zo dus helemaal zelf in de hand.

Wil je een goede indicatie hebben van de kosten, neem dan eens contact met ons op om je wensen te bespreken. Misschien hebben we ook nog wat goede tips die je kunt gebruiken bij het organiseren.

Schuimmachine huren

Voor het organiseren van een schuimparty is het bij veel partijen (net als bij ons) mogelijk om een los schuimkanon/schuimmachine te huren. Dit kanon doet zijn naam er aan. Meterslange schuimkragen kunnen geproduceerd worden. Het kanon wordt vaak verhuurd speciaal voor feesten en evenementen met veel kinderen. Het schuimpistool is zeer krachtig, met een vermogen van 800 W en kan 150 mᶟ schuim per uur genereren. Het schuim is droog en gaat lang mee. Ook moest het kanon worden aangesloten op een kraan voor water en elektriciteit. Ook moet je de schuimende vloeistof toevoegen voordat het kanon werkt. Het kanon is ook gemakkelijk te verplaatsen omdat het op wielen staat. Schuimpistolen zijn geschikt voor geconcentreerde vloeistoffen. Het concentraat produceert een schuim dat licht is en gemakkelijk oplost. Je kunt het schuimkanon direct op de kraan aansluiten. Het schuim prikt niet in de ogen en heeft geen invloed op de ademhaling. Het schuim is ook volledig hypoallergeen.

Een schuimparty organiseren

In dit artikel is in een notendop beschreven wat allemaal komt kijken bij het organiseren van schuimparty's. Foamparty's zijn een mooie aanvulling op jouw feest. Voor het organiseren van een schuimfeestje kun je bij veel verhuurders in Nederland een schuimkanon of schuimmachine huren. Voor advies op maat mag je contact met ons opnemen. Wij zijn de experts in party's met schuim, wij verzorgen de foamparty's waar jouw gasten het over zullen hebben. We hebben verschillende schuimpistolen voor maximaal effect in elke positie.

Een tof feest organiseren is echt niet zo moeilijk als dat het lijkt, maar wil je het jezelf gemakkelijker maken, neem gerust contact met ons op voor vrijblijvend advies.

Wanneer je ons de schuimparty laat verzorgen, zorgen we ook echt voor praktisch alles. Van schuimmachines tot de disco apparatuur. En behalve het eten en drinken heb je daardoor zelf nergens omkijken naar.

(Groot schuimparty bij Molecaten)

Stap 1: wat is het doel van je bedrijfsfeest of uitje?

Seneca (Lucius Annaeus Seneca was een Romeins schrijver en stoïcijns filosoof) zei ooit dat er geen gunstige wind bestaat voor de zeiler die niet weet waar hij heen wil. Amerikaans Countryzanger Jimmy Dean voegde daaraan toe dat hij de wind weliswaar niet kan veranderen, maar wel de stand van de zeilen kan aanpassen om zijn bestemming te bereiken.

Deze metaforen zijn niet bedoeld om te zeggen dat je met je team moet gaan zeilen (dat kan natuurlijk wel), maar om duidelijk te maken dat je eerst moet nadenken over wat je met het bedrijfsuitje wilt bereiken.

Zodra iedereen het eens is over het doel van het bedrijfsuitje kun je het bedrijfsuitje pas gaan invullen. Wil je dat mensen elkaar beter leren kennen? Dan is het niet slim om een +1 mee te laten komen. De aanwezigheid van partner en kinderen draagt namelijk niet bij aan teambuilding. Zorg voor rustige momenten waarop mensen elkaar kunnen leren kennen (niet alleen hun directe collega’s, maar ook mensen uit andere teams). Is je bedrijfsfeest juist een bedankje voor het harde werken van je collega’s? Dan is het uitnodigen van partner en kinderen een manier om de bijdrage van het thuisfront te erkennen.

Stap 2: ken je beperkingen.

Je zou de eerste niet zijn die een prachtig plan heeft om het ultieme bedrijfsfeest of uitje te organiseren, en vervolgens bij het MT het deksel op de neus te krijgen. Zorg daarom dat je vooraf weet binnen welke kaders je moet blijven. Weet hoeveel je te besteden hebt. Het gemiddelde bedrijfsfeest kost € 75 per persoon, maar door de vele keuzes kunnen de kosten sterk verschillen.

Je beperkingen en randvoorwaarden zijn niet alleen financieel. Een restaurant dat geen halal-voedsel kan serveren is niet altijd even handig. Een steakhouse is geen goede keuze wanneer je enkele veganisten in je team hebt. Een mud-run terwijl je drie collega’s hebt die een rolstoel gebruiken? Niet handig!

Stap 3: weet wie er meegaan.

Als je weet hoeveel je te besteden hebt, ga je de gastenlijst opstellen. Dit helpt een inschatting van de kosten te maken. Belangrijker is dat de gastenlijst inzicht geeft in de diversiteit van de mensen die aan je bedrijfsfeest of uitje deelnemen. Handig, als je bijvoorbeeld teams wilt vormen voor een competitief onderdeel.

Stap 4: weet wat iedereen leuk vind!

Hoe weet je welke activiteiten iedereen leuk vindt? Gewoon, door het te vragen. Doe “marktonderzoek” door tijdens de pauze gewoon de kantine eens rond en vraag wat iedereen graag zou doen. Niet alleen voorkom je hiermee dat je activiteiten verzint die weinig bijdragen, je vergroot ook de betrokkenheid bij het bedrijfsfeest of uitje dat je moet organiseren. Handig!

Stap 5: het bedrijfsfeest of uitje organiseren.

Je weet welk doel je bedrijfsfeest of uitje moet bereiken, je kent je budget en beperkingen. Je weet wie de doelgroep is en wat iedereen leuk vindt (en wat absoluut niet!). Tijd om het bedrijfsfeest in te vullen.

Kies allereerst het thema en stem hier de locatiekeuze op af. Doe je het in de kantine, of ga je juist extern? Wil je een chique omgeving, of juist iets neutraals?

Vul vervolgens het programma in. Het programma is een essentieel onderdeel bij het organiseren van het bedrijfsfeest of uitje. Het zorgt voor een goede mix van actieve en rustige momenten, met activiteiten die helpen garanderen dat iedereen een fijne dag heeft. Door per onderdeel de kosten te noteren weet je ook gelijk of je binnen je budget blijft.

Stap 6: boek alles wat je nodig hebt.

Nu wordt het organiseren van je bedrijfsfeest of uitje pas echt concreet. De locatie, de catering, de activiteiten en het entertainment moten worden geboekt. Zorg dat je van iedere betrokken partij een bevestiging per email krijgt. Het zou toch vervelend zijn als om 18:00 ineens blijkt dat de cateraar niet is komen opdagen! Of schakel ons in om je van A tot zet te ondersteunen bij het organiseren van je bedrijfsfeest of uitje.

Daar waar jij hulp nodig hebt staan wij voor je klaar. Of je nu op zoek bent naar een DJ, de belichting wilt regelen of al een uur lang inspiratieloos naar een leeg Word-document zit te staren. Meer weten? Neem eens contact met ons op.

Stap 7: geniet van je bedrijfsfeest!

Vergeet tijdens het bedrijfsuitje niet zelf ook een beetje te genieten. Want ook jij, als organisator, bent te gast!