Waarom een jubileumfeest?

Een jubileum is een belangrijk moment om stil te staan bij wat er is bereikt. Het vieren van zo’n mijlpaal geeft je niet alleen de kans om terug te blikken, maar ook om vooruit te kijken. Voor bedrijven is een jubileumfeest een goede manier om waardering te tonen aan medewerkers, klanten en partners. Het versterkt relaties en laat zien dat je trots bent op wat je samen hebt bereikt.

Ook bij persoonlijke hoogtepunten, zoals een huwelijk of verjaardag, draait een jubileumfeest om het delen van mooie herinneringen en het samen creëren van nieuwe. Of je nu privé of zakelijk viert, een jubileumfeest biedt een moment om verbinding te maken en successen te delen. Dat maakt het een waardevolle investering in de toekomst.

De basis: waar moet ik beginnen?

Het organiseren van een jubileumfeest kan in het begin overweldigend voelen. Er komt vaak meer bij kijken dan je denkt, en je wilt natuurlijk dat alles goed geregeld is. Door vooraf een duidelijke basis te leggen, maak je het jezelf makkelijker en zorg je dat het feest soepel verloopt. Met deze stappen zet je de toon voor een geslaagd evenement.

Budgetplanning: slim omgaan met je kosten
Een goed budgetplan geeft overzicht en voorkomt verrassingen achteraf. Begin met een lijst van alles wat je nodig hebt, zoals de locatie, catering, entertainment en techniek. Bepaal hoeveel je hieraan wilt en kunt besteden, en geef prioriteit aan de belangrijkste onderdelen. Lopen de kosten toch op? Overweeg dan alternatieven voor minder belangrijke zaken, zoals een kleinere locatie of eenvoudigere catering. Met een doordachte planning houd je controle, zonder in te leveren op kwaliteit.

Doelgroep en sfeer bepalen
Wie nodig je uit? Het antwoord op die vraag is bepalend voor veel andere keuzes. Voor een bedrijfsjubileum kun je denken aan medewerkers, klanten, leveranciers of andere relaties. Bij een persoonlijk jubileum gaat het vaak om familie en vrienden. Bedenk ook welke sfeer je wilt creëren: een formeel diner met speeches, of een informele borrel met een feestelijke vibe? Door dit vooraf te bepalen, kun je gerichter plannen en keuzes maken die passen bij jouw visie.

Locatiekeuze: tips voor een passende setting
De locatie zet de toon voor je feest. Kies een plek die aansluit bij het aantal gasten en het type evenement. Voor een informeel feest kan een buitenlocatie of een sfeervolle zaal ideaal zijn, terwijl een bedrijfsjubileum misschien beter past in een formele omgeving. Denk ook aan een locatie op eigen terrein, zoals een bedrijfsruimte of tuin. Dit kan niet alleen praktisch zijn, maar ook persoonlijkheid toevoegen. Zorg er in dat geval wel voor dat de ruimte geschikt wordt gemaakt, bijvoorbeeld met tenten, verlichting of extra voorzieningen.

Houd daarnaast rekening met zaken als bereikbaarheid en parkeergelegenheid, en voorzieningen zoals geluid en verlichting. Bezoek de locatie van tevoren om te checken of alles aan je wensen voldoet. Een rondleiding of proefopstelling kan helpen om een goed beeld te krijgen van wat mogelijk is.

Communicatie en uitnodigingen
Met heldere communicatie zorg je ervoor dat je gasten niet alleen het feest in hun agenda zetten, maar er ook naar uitkijken. Kies een uitnodiging die past bij de sfeer van het jubileum en geef duidelijke informatie, zoals de datum, tijd, locatie en eventuele dresscode. Verstuur de uitnodigingen op tijd, zodat je gasten de gelegenheid hebben om te reageren. Voor grote evenementen kan een aanmeldsysteem handig zijn. Zo weet je precies wie er komt en kun je de verdere organisatie daarop afstemmen.

De details: hoe maak ik het onvergetelijk?

Met een goede basis ligt de structuur van je jubileumfeest klaar. Maar wat maakt een feest écht onvergetelijk? Het zijn vaak de details die het verschil maken. Denk aan entertainment, heerlijk eten, en een persoonlijke touch die jouw gasten nog lang bijblijft.

Entertainment en activiteiten
Goede entertainment zorgt voor sfeer en betrokkenheid. Denk aan een live band, een DJ, of een spreker die aansluit bij de gelegenheid. Voor een informele setting kunnen interactieve activiteiten zoals een photobooth of quiz een leuke toevoeging zijn. Zorg dat het programma aansluit bij je doelgroep. Houd de planning flexibel, zodat gasten ook de ruimte hebben om vrij met elkaar te praten en te genieten van de sfeer.

Eten en drinken: culinaire hoogstandjes kiezen
Wat je serveert, kan veel invloed hebben op de beleving van je feest. Kies een cateringvorm die past bij de sfeer en het aantal gasten. Een buffet biedt variatie en flexibiliteit, terwijl een diner meer geschikt is voor een formele setting. Houd rekening met dieetwensen, allergieën en vegetarische opties, zodat iedereen kan genieten. Om het persoonlijk te maken, kun je kiezen voor gerechten die een link hebben met het jubileum, zoals favorieten van de jubilaris of gerechten met een lokaal tintje.

Technische aspecten van je jubileumfeest
Techniek lijkt op het eerste gezicht misschien niet spannend, maar het heeft veel invloed op een soepel verloop. Zorg voor een goede geluidsinstallatie, vooral als er sprekers of livemuziek zijn. Verlichting kan ook veel doen voor de sfeer: warm licht maakt een ruimte uitnodigend, terwijl gekleurde lichten een feestelijke uitstraling geven. Controleer op de locatie of er voldoende stroomvoorzieningen zijn en of er technische ondersteuning beschikbaar is.

Persoonlijke touch: maak het speciaal
Een jubileumfeest wordt extra bijzonder door een persoonlijke invulling. Denk aan een korte speech waarin je gasten bedankt of hoogtepunten uit de afgelopen jaren deelt. Gepersonaliseerde decoraties, zoals foto's, video's of herinneringen aan de mijlpaal, maken het feest uniek. Je kunt ook kleine bedankjes uitdelen aan je gasten, zoals een herinnering aan het jubileum. Dit laat zien dat je aandacht hebt besteed aan de details en maakt het feest persoonlijker.

Inspiratie en ideeën voor een succesvol jubileumfeest

Het organiseren van een jubileumfeest biedt volop mogelijkheden om je creativiteit de vrije loop te laten gaan. Om je alvast wat inspiratie te geven hebben we 5 ideeën voor je op een rijtje gezet waar wij zelf in ieder geval enthousiast van worden.

1. Minifestival
Creëer een festivalsfeer met meerdere zones en activiteiten. Denk aan livemuziek, foodtrucks, gezellige zitplekken en kraampjes met hapjes en drankjes. Je kunt werken met verschillende thema's per zone, zoals een relaxgedeelte met loungemuziek en een danszone met een DJ. Zorg voor decoratie zoals lampionnen en vlaggetjes om de sfeer compleet te maken. Een minifestival werkt goed voor zowel zakelijke als persoonlijke feesten en biedt je gasten de vrijheid om rond te lopen en zelf hun beleving te kiezen.

2. Themafeest in Italiaanse stijl
Een Italiaans themafeest brengt een warme en ontspannen sfeer met zich mee. Serveer gerechten zoals pasta, pizza en antipasti aan lange, sfeervol gedekte tafels. Voor de drankjes kun je denken aan prosecco, wijn en Italiaanse cocktails. Combineer dit met passende muziek, zoals een live band of Italiaanse klassiekers. Decoratie in de kleuren van de Italiaanse vlag of subtiele accenten zoals olijftakken maken het af. Dit thema leent zich perfect voor een intiem diner of een feestelijke avond.

3. Gala-avond
Voor een formele setting kun je een gala-avond organiseren. Nodig gasten uit in avondkleding en kies voor een elegante locatie, zoals een balzaal of een chique tent. Serveer een uitgebreid diner of een walking dinner met hoogwaardige gerechten. Combineer dit met live entertainment, zoals een jazzband of een operazanger. Denk ook aan een fotomoment met een rode loper, zodat je gasten een blijvende herinnering hebben.

4. Outdoor barbecue
Voor een informele sfeer kun je een barbecue organiseren. Dit werkt goed voor een zomerse avond in de tuin of op een buitenlocatie. Zorg voor een ruime keuze aan gerechten, zoals vlees, vis, groentespiesjes en frisse salades. Maak het extra speciaal met een grillmeester of een live cooking station. Voor de aankleding kun je gebruikmaken van sfeerverlichting, comfortabele zitplekken en eventueel vuurkorven om het gezellig te maken als het afkoelt.

5. Terug naar de jaren ‘80 of ‘90
Breng een vleugje nostalgie in je feest met een thema gebaseerd op een specifiek decennium. Denk aan kleding, muziek en decoratie die passen bij de jaren '80 of '90. Huur een DJ in om de grootste hits van die tijd te draaien en zorg voor passende snacks en drankjes. Dit thema werkt goed voor zowel zakelijke als persoonlijke feesten en zorgt gegarandeerd voor een avond vol herkenning en plezier.

Jubileumfeest laten organiseren

Je hebt het vast gemerkt: er komt behoorlijk wat kijken bij het organiseren van een jubileumfeest. Heb je geen tijd om alles zelf te regelen? Of wil je gewoon zeker weten dat alles soepel verloopt? Dat begrijpen we helemaal. Gelukkig kan een evenementenbureau je veel werk uit handen nemen.

Neem bijvoorbeeld de evenemententechniek. Goede verlichting en geluid maken een groot verschil in de sfeer en beleving van je feest. Denk aan sfeervolle uplighting die de locatie tot leven brengt, of een goed afgestelde geluidsinstallatie voor kraakheldere speeches en muziek. Zeker bij een live band of DJ is dit onmisbaar. Door deze taken uit te besteden, houd jij meer tijd over om je gasten aandacht te geven en te genieten van een geslaagde dag.

Maak van ieder evenement een succes met Noovids

Een jubileumfeest organiseren hoeft geen stressvolle ervaring te zijn. Met een goede voorbereiding, oog voor details en de juiste ondersteuning kun je er een onvergetelijke dag van maken. Of je nu kiest voor een themafeest, een intieme bijeenkomst of een groots evenement, het draait om het vieren van een bijzondere mijlpaal samen met de mensen die er écht toe doen.

Heb je na het lezen van deze blog besloten dat je hulp wilt bij het organiseren van jouw jubileumfeest? Met onze expertise in evenemententechniek staan we voor je klaar om alles tot in de puntjes te verzorgen. Neem contact met ons op of bezoek onze website. Samen maken we er een dag van om nooit te vergeten!

Wat is een aftermovie?

Een aftermovie is een video die de hoogtepunten en de belangrijkste momenten van je evenement vastlegt. Het vangt de sfeer en energie van de dag. Daarbij worden de emoties van de deelnemers duidelijk getoond. Om de aandacht van de kijker vast te houden is een aftermovie kort en bondig, meestal een paar minuten lang. Het is geschikt voor zowel formele als informele bedrijfsevenementen. In het volgende kopje lees je daar meer over.

Voor wat voor bedrijfsevenementen kun je een aftermovie inzetten?

Om je een beter beeld te geven van bedrijfsevenementen waarvoor je een aftermovie kunt inzetten, hebben we enkele voorbeelden op een rijtje gezet:

• Familiedag
• Bedrijfsfestival
• Beurs
• Open dag
• Jubileumfeest
• Klantendag
• Congres
• Kerstfeest
• Personeelsfeest

Bij elk van deze voorbeelden kan een aftermovie nog meer waarde geven aan je bedrijfsevenement. Laat in de aftermovie van een beurs bijvoorbeeld zien welke stands er waren, de bedrijvigheid en de interactie met bezoekers. Met een aftermovie van de klantendag kun je laten zien dat, en hoe je je klanten waardeert en betrekt bij je bedrijf.

Waarom een aftermovie voor je bedrijfsevenement?

We hebben je al een beetje een idee gegeven over wat je kan met een aftermovie van je bedrijfsevenement. Maar wat is het nut van zo'n video? Hieronder staan vijf redenen om van jouw bedrijfsevenement een aftermovie te maken.

1. Laten zien wie je bent
Een aftermovie laat zien wie je als bedrijf bent en waar je voor staat. Het toont je bedrijfscultuur op een levendige, aansprekende manier. Relaties en potentiële klanten krijgen door de video een beter beeld van jouw bedrijf.

2. Promotie van je bedrijf
Met een aftermovie help je je bedrijf te promoten. Wanneer mensen in de video voorkomen, vinden ze het vaak leuk om deze te delen op hun social media. Dit zorgt voor een grotere naamsbekendheid. Daarnaast vergroot het de zichtbaarheid van je bedrijf en trekt het nieuwe volgers aan.

Een aftermovie versterkt ook je werkgeversimago. Potentiële werknemers krijgen namelijk al een inkijkje in de bedrijfscultuur. Ze zien bijvoorbeeld dat collega's samen plezier hebben en dat er een fijne sfeer heerst binnen het team. Zo heb jij als werkgever een streepje voor.

Als laatste dient een aftermovie als bewijsmateriaal voor een succesvol evenement. Je laat de buitenwereld zien dat je hiertoe in staat bent en vergroot de geloofwaardigheid van je bedrijf.

3. Promotie van toekomstige evenementen
Met een aftermovie kunnen mensen terugkijken naar het evenement en zien hoe het was. Dit wekt nieuwsgierigheid en interesse voor toekomstige evenementen. Potentiële deelnemers krijgen een beter beeld van wat ze kunnen verwachten. De video is een visuele bevestiging van de kwaliteit en sfeer van de door jou georganiseerde evenementen.

4. Dankbaarheid uiten
Een aftermovie is een mooie manier om je dankbaarheid te tonen aan medewerkers en relaties. Het laat zien dat je hun aanwezigheid waardeert en erkent hun bijdrage. Dit kan de loyaliteit en tevredenheid vergroten. Daarnaast is het een kans om logo’s van partners en sponsors zichtbaar te maken. Hiermee benadruk je hun betrokkenheid en steun.

5. Reacties monitoren
Door je aftermovie te delen op sociale media kun je reacties uitlokken en monitoren. Dit helpt je om inzicht te krijgen in hoe het evenement is ontvangen en geeft feedback voor toekomstige evenementen. Door te analyseren wat mensen zeggen en hoe ze reageren, kun je verbeterpunten identificeren en de ervaring van je volgende evenement verder optimaliseren.

6 tips om van jouw aftermovie een aantrekkelijke video te maken

Als je hebt besloten om van jouw bedrijfsevenement een aftermovie te maken, dan wil je natuurlijk wel dat dit een pakkende video wordt. Wij hebben daarom zes tips waarmee jij zorgt voor een aantrekkelijke aftermovie.

1. Sfeer en emoties vastleggen
Je kunt de sfeer en emoties van je evenement vastleggen door te focussen op spontane momenten en reacties. Mensen willen de energie en vreugde van het evenement voelen. Richt je op lachende gezichten, interacties tussen mensen en bijzondere momenten.

2. Korte montage
Een aftermovie van een paar minuten is geschikt om de aandacht van de kijker vast te houden. Houd de video kort en krachtig. Selecteer de beste momenten en maak een montage met afwisselende beelden die het verhaal van je evenement vastleggen.

3. Muziek en geluid
Kies voor muziek die past bij de sfeer van je evenement. Wanneer dit overeenkomt versterkt het de emoties van de kijker. Zorg ook voor helder geluid, vooral bij sprekers of belangrijke aankondigingen.

4. Toevoegen van ondertitels
Wanneer het past bij je video, kun je ondertitels toevoegen. Het voordeel hiervan is dat je de video toegankelijker maakt voor een breder publiek, zoals mensen die doof of slechthorend zijn of die de video zonder geluid bekijken. Verder kunnen ondertitels helpen om de boodschap duidelijk over te brengen.

5. Professionele videograaf
Een eerste goede indruk achterlaten doe je maar één keer. Wanneer je de kwaliteit van je aftermovie wil waarborgen, kan je een professionele videograaf inschakelen. Een professional weet hoe je de beste beelden vastlegt, de belichting gebruikt en de video goed monteert.

6. Deelmogelijkheden
Een ander onderdeel waar je vooraf niet meteen stil bij staat zijn de deelmogelijkheden van je aftermovie. Zorg ervoor dat de video te delen is op diverse platforms, zoals Facebook, LinkedIn, YouTube en Instagram. Deel de video ook via je bedrijfswebsite en bijvoorbeeld via een linkje in de online nieuwsbrief. Door het via verschillende kanalen te delen vergroot je de impact en bereik je een groter publiek.

Een Noovids aftermovie, de must-see video van jouw bedrijfsevenement

Inmiddels weet je dat een aftermovie de ideale manier is om je bedrijfsevenement vast te leggen. Het laat zien wie je bent, het promoot je bedrijf en toekomstige evenementen, en het laat je dankbaarheid zien. En laten we eerlijk zijn, het is ook gewoon heel erg leuk toch?

Heb jij ondersteuning nodig bij jouw bedrijfsevenement? Of het nou gaat om een aftermovie of andere technische aspecten, Noovids helpt je graag. Neem contact met ons op of bezoek onze website. Samen maken we jouw bedrijfsevenement onvergetelijk.

Wat is evenementen- technologie en techniek? 

Evenemententechnologie is elke fysieke/digitale tool of software die de processen vereenvoudigt en het gemakkelijker maakt om een ​​succesvol evenement te plannen, uit te voeren en af ​​te leveren. Dit kan voor elk evenementformaat zijn: fysiek, virtueel of hybride. 

Bij evenementtechniek kan je denken aan alle hulpmiddelen die ondersteunen bij het organiseren van festivals, sportevenementen, live optredens of andere publieksevenementen. Alle producten/diensten die te maken hebben met geluid, licht en video. Speakers, DJ sets, microfoons, beursverlichting, lichteffecten, beamers, LED schermen en ga zo maar door!  

Ben je van plan om apparatuur te huren? Bij Noovids huur je voor scherpe tarieven, eenvoudig en snel apparatuur naar keuze!  

Uitdagingen bij evenement organiseren 

Het plannen van evenementen kost veel werk, tijd en toewijding. Met gastenlijsten, huren van de techniek, installeren van de techniek, of het plannen van de inrichting van de locatie. Er zijn een miljoen en één details die je moet coördineren of plannen. Hier zijn enkele van de meest voorkomende uitdagingen waarmee organisatoren van evenementen worden geconfronteerd: 

Tijd tekort 

Zelfs de eenvoudigste evenementen brengt een hoop voorbereiding met zich mee. Maak een planning met duidelijk omlijnde actiepunten om te voorkomen dat je door de tijd heen raakt. Deze tijdsplanning moet de maanden, weken en dagen voorafgaand aan jouw evenement in kaart brengen. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat de locatie op tijd wordt geboekt, dat alle techniek vroegtijdig wordt geleverd en de communicatie in aanloop naar het evenementen verspreidt wordt.

De tijd voor voorbereiding wordt vaak onderschat. De meeste bedrijven besteden 5-8 weken aan het plannen van een evenement. Het is echter uiterst belangrijk om extra tijd vrij te maken om jouw evenement te plannen. Dit zorgt ervoor dat je flexibel blijft wanneer je om moet gaan met ongeregeldheden. Zoals het vervangen van techniek of bestellen van nieuw AV apparatuur.  

Lage opkomst  

Organisatoren van evenementen vinden effectieve marketing vaak een enorm obstakel, omdat het soms moeilijk kan zijn om de juiste doelgroep te bereiken en aan te spreken. Het gebruik van een CRM-systeem of versturen van gepersonaliseerde e-mailmarketing zal aanzienlijk helpen om jouw evenement te promoten. Momenteel gebruikt meer dan 75% van de marketeers e-mail om hun evenement te promoten, terwijl 47% nog steeds e-mailuitnodigingen gebruikt. 

Naast e-mail zijn er natuurlijk een schat aan opties voor het promoten van je evenement. Ons tip is om gebruik te maken van meerdere kanalen. Niet iedereen is namelijk even actief op de mailing. Analyseer de kanalen waarop jouw doelgroep actief is en communiceer op deze kanalen. Zorg voor een hoge frequentie wanneer je jouw boodschap gaat uitdragen. De kracht van herhaling zal zorgen voor meer aandacht en bereik.  

Onvoldoende budgettering 

Teveel investeren in een evenement of onvoldoende budget reserveren is geen geheim meer. Wij zijn er zeker van dat elk bedrijf dat een evenement heeft georganiseerd, wel eens met dit probleem te maken heeft gehad.

Het idee van 'plannen en uitgeven terwijl je bezig bent' is wat de meeste evenementenplanners onderschatten en daarom geven ze uiteindelijk meer uit dan het werkelijke budget. Of soms is het te laat om te beseffen welke fout ze hebben gemaakt. En daarom is het raadzaam om een ​​evenementenbudget op te stellen en te beslissen waar en hoe je jouw budget wilt uitgeven zodra de planning begint. Doe je onderzoek naar je evenementbenodigdheden, maak een spreadsheet met geschatte kosten en zit met het team om je budget af te ronden. 

Welke uitdaging(en) ervaar jij tijdens het organiseren van een evenement? Wij zijn nieuwsgierig naar jouw bevindingen. Stuur ons een bericht en wellicht krijg je een vermelding in dit artikel.  

Tips voor toepassen van evenemententechniek 

Nu genoeg over uitdagingen die op je pad kunnen komen. Voor ieder probleem, is een oplossing. Met onze kennis en ervaring in de markt hebben we een aantal tips voor je verzameld. Tips waarmee je de techniek toepast voor jouw evenement. 

Tip 1: creëer een vangnet met specialisten 

Werk voordat de productie begint samen met een audiovisuele leverancier of een onafhankelijke technische producent om creatieve ideeën te ontwikkelen. Het is erg duur en tijdrovend om creatieve ideeën te ontwikkelen die om budgettaire of technische redenen worden afgewezen. Het gebruik van de expertise van iemand anders kan je tijd en geld besparen. 

Tip 2: first things first 

Bij het organiseren van een event begin je eerst bij het concept, voordat je overgaat op de techniek. Klinkt nogal logisch maar wordt in vele gevallen verkeerd toegepast. Techniek dient jouw concept te versterken en moet geen doel zijn. 

Tip 3: vroegtijdig gesprek aangaan met leveranciers

Als je (innovatieve) technologie wilt gebruiken tijdens jouw evenement, is de gouden regel: ga tijdig in gesprek met jouw leveranciers, zodat je van tevoren duidelijke plannen en afspraken kan maken. Afspraken over het leveren van techniek of vroegtijdig reserveren van apparatuur.  

Tip 4: laat je ondersteunen door de juiste technici 

Het succes van een evenement hangt niet alleen af van techniek, maar vooral van de inzet van vakbekwame technici. Deze zijn niet alleen technisch, maar ook communicatief vaardig, met een servicegerichte instelling. Dit zorgt ervoor dat personen die met de techniek werken, de opdrachtgever op de juiste manier op de hoogte stellen van de stand van zaken.  

Tip 5: betrek jouw leveranciers bij het proces 

Betrek het audiovisuele bedrijf zo vroeg mogelijk bij het proces. Deel de beoogde doelen van je evenement en geef ze de ruimte om door samen te werken tot goede ideeën te komen. 

Tip 6: één aanspreekpunt 

Zorg ervoor dat één persoon fungeert als aanspreekpunt voor alle technologische problemen voor/tijdens/na het evenement. Communiceren met verschillende personen die ieder een eigen rol bekleden, creëert ruis op de lijn. Ga voor gestroomlijnde communicatie. Laat één persoon verantwoordelijk zijn voor alle technische aspecten.  

Tip 7: test, testen 

Plan altijd tijd in voor een generale repetitie, voordat het evenement daadwerkelijk begint. Ook wanneer je dit evenement al eens in het verleden hebt georganiseerd. Een goede voorbereiding is maakt of kraakt het succes van het evenement.  

Tip 8: budgetteren 

Zorg voor een (realistisch) budgetplan. Achteraf nog eens ontdekken dat je teveel hebt uitgegeven voor het evenement is een pijnlijke constatering. Al helemaal wanneer je dit moet verantwoorden aan je baas. Om dit blauwtje te voorkomen, is het raadzaam om vroegtijdig je balans op te maken. Ga in gesprek met je leverancier en leg prijzen van te voren vast. Extra tip is om met jouw audiovisuele partners zoals Noovids om tafel te gaan. Zij kennen de markt op hun duimpjes en zullen je goed informeren over het audiovisuele apparatuur dat je nodig hebt. Wees niet te krenterig als het gaat om huren van apparatuur. Het is zonde als een fantastisch evenement tot in de puntjes is geregeld maar de boodschap om budgettaire redenen niet goed wordt overgebracht zonder de juiste audiovisuele invulling. 

Tip 9: indruk maken door verrassingseffect(en) 

Met jouw evenement wil je natuurlijk een indruk achterlaten. Een evenement organiseren waar na jaren nog over gepraat wordt. Probeer je gasten keer op keer te verrassen! Dit verhoogt de attentiewaarde. Het kunnen soms hele kleine dingen zijn. Niet alleen de grootschalige en uitpuilende instrumenten zoals LED schermen of mega speakers. Maar een kleine attentie of persoonlijk geschreven kaartje als welkomstkaartje, kan voor verrassing zorgen. Een goede, originele verrassing levert altijd een positieve bijdrage. Ook op het gebied van audiovisueel apparatuur zijn veel uitstekende oplossingen te bedenken. Groot en klein en betaalbaar! 

Tip 10: silent disco koptelefoons voor opperste focus en concentratie 

Ooit gehoord van silent disco koptelefoons tijdens een presentatie of congres? Nee?! Dat is vreemd. Juist met silent disco koptelefoons creëer je meer aandacht en hogere concentratie voor je evenement. Richt je meer op lezingen of productdemo's op conferenties wanneer iedereen met onverdeelde aandacht kan luisteren. Zodra je de koptelefoon opzet, word je betoverd door wat je hoort. En je wordt niet gestoord door omgevingsgeluid. Ideaal als geluid niet geschikt is voor de locatie. Je kunt gemakkelijk 3 presentaties tegelijkertijd in dezelfde ruimte houden 

Niet alleen zijn deze koptelefoons geschikt voor presentaties. Ook voor personeelsfeestjes die op de dansvloer plaatsvindt, kan je koptelefoons huren. Deze zijn heel eenvoudig in te stellen op verschillende kanalen en zorgen dat geluidsoverlast verleden tijd is.  

Bedrijfsevent laten organiseren 

Geen zin om alle bovenstaande tips zelfstandig uit te voeren? Huur Noovids in en wij regelen het voor je! 

Voordat we een evenement voor jouw bedrijf laten plaatsen, is het zaak om jouw bedrijfscultuur, doelen en voorkeuren goed te begrijpen. Daarna kunnen we beginnen met het creëren van een op maat gemaakt evenement dat naadloos aansluit. Elk zakelijk evenement begint met een goed gesprek; we willen graag met je in gesprek om je beter te leren kennen. Voor elk evenement hebben we een compleet team aan boord; waaronder partymanagers, projectmanagers, DJ's en AV apparatuur. Hierdoor kun je een evenement van begin tot eind organiseren. Dit komt omdat we directe toegang hebben tot alle benodigde hulpmiddelen, ideeën en zelfs uitnodigingen. Bij ons is het organiseren van zakelijke evenementen in goede handen. 

Wij kunnen je helpen met het gehele evenementplanningsproces, van begin tot eind. Wij bieden een full-service zakelijk evenementenbureau en kunnen alle details van jouw evenement voor je regelen. Heeft jouw huidige reclamebureau echter een geweldig idee, of werk je al heel lang samen met een bepaald technologiebedrijf, dan kunt je ons vragen om die specifieke onderdelen van het evenement te ondersteunen. We kijken wat jij nodig hebt om de grootste impact te maken en zetten het allemaal voor je op een rij. Je hoeft maar met één persoon te werken en je hoeft je geen zorgen te maken over andere leveranciers of onderaannemers. 

Representatiekosten 

Het organiseren van een zakelijk feest valt onder ‘representatiekosten'. Simpel gezegd, gaat representatie over het presenteren van jouw bedrijf. Representatiekosten is een verzamelwoord waar verschillende kosten onder vallen. Denk bijvoorbeeld aan een lunch of diner met een zakelijke klant, organiseren van een bedrijfsuitje of bezoeken en deelnamen aan een congres. Over welke kosten nou precies aftrekbaar zijn en onder representatiekosten valt, doet de Belastingdienst nogal vaag over. Ze geven geen duidelijke scheidingslijn aan.  

De Belastingdienst heeft wel een lijst gepubliceerd met kosten die in aanmerking komen als ‘representatiekosten’ Op deze lijst staan volledig aftrekbare kosten, beperkt aftrekbare kosten en voor welke kostendrempels gelden. Daarnaast noemt de Belastingdienst enkele uitgaven die niet als vertegenwoordiging worden beschouwd: verzorging van uiterlijk, persoonlijke verzorging en vaartuigen die worden gebruikt voor vertegenwoordigingsdoeleinden. 

Zijn de kosten voor mijn zakelijk feest zakelijk aftrekbaar? 

Gelukkig zijn de kosten van een zakelijk feest fiscaal aftrekbaar, maar er zijn wel specifieke eisen waaraan moet worden voldaan. Als bedrijf heb je toegang tot bepaalde aftrekposten. Het grote voordeel is dat je bepaalde uitgaven kunt declareren bij de Belastingdienst, zodat je deze bepaalde producten of diensten tegen een lager tarief kunt inkopen of (een deel van) btw kunt vorderen. De producten en diensten waarvoor je BTW kan terugvragen noemen we aftrekbaar. Met name in de onzekere tijden waar we nu in leven, is het belangrijk om de kleintjes goed in de gaten te houden. Het zou zonde zijn als je geld misloopt op basis van zaken die aftrekbaar zijn.  

Voorwaarden bedrijfsfeest fiscaal aftrekken  

Er zijn verschillende soorten bedrijfsfeesten, laten we als voorbeeld aftrekbaarheid van een personeelsfeest nemen. Medewerkersbijeenkomsten zijn in principe aftrekbaar zolang aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan: 

• Zo moeten werknemersbijeenkomsten toegankelijk zijn voor minimaal 75% van de werknemers en moeten ook partners of kinderen van werknemers welkom zijn.  
• Niet overdrijven. Een jaarlijks feest waarbij kaviaar of oesters grootschalig wordt aangeboden, wordt niet aanvaard.  

Ook is het goed om er rekening mee te houden dat de kosten van personeelsbijeenkomsten btw-aftrekbaar zijn, mits de kosten per werknemer per jaar niet hoger zijn dan 227 euro. 

Eten en drinken op bedrijfsfeest 

Stel je wilt binnenkort uitpakken met het organiseren van een personeelsfeest. Je weet hiervan dat de kosten hiervoor aftrekbaar zijn. Maar geldt dat ook wanneer je van plan bent om het eten en drinken grootst uit te pakken? Zijn die alcoholische drankjes of belegde broodjes aftrekbaar? Wederom is het antwoord op deze vraag ‘ja’. Mits, je aan een aantal voorwaarden voldoet. Je mag de BTW niet intrekken wanneer je: 

• Eten en drinken bij een horecazaak gaat nuttigen 
• Een cateringbedrijf het eten en drinken verzorgt in een ruimte die daar speciaal is voor ingericht.  

Als dit beide niet het geval is, kom je in aanmerking om de zakelijke kosten voor eten en drinken beperkt te laten aftrekken.  

In dat geval mogen spijzen en dranken niet worden geserveerd in de eetgelegenheid of door de cateraar in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte. Zo niet, dan kunt u een beperkt bedrag aan btw aftrekken voor uw personeelsbijeenkomsten en eten en drinken. 

Werkkostenregeling personeelsfeest 

Met de WKR (werkkostenregeling) heb je als werkgever de vrijheid om belastingvrije zaken aan jouw werknemers te vergoeden, te geven of te verstrekken. Denk aan cadeaubonnen, sportabonnementen of andere geschenken. 

Met de invoering van de Werkkostenregeling (WKR) is de uitgebreide regeling voor 29 toeslagen en verstrekking goed vertegenwoordigd. Over het algemeen geldt dat als de vergoeding of verstrekking kwalificeert is als vaste of beschikbare ruimte binnen de WKR, deze vrijgesteld is. 

Voorheen kon elke werknemer tot 454 euro belastingvrij besteden aan personeelsbijeenkomsten per kalenderjaar. Na de invoering van de WKR was dat anders en werden personeelsbijeenkomsten beschouwd als belastbaar loon voor werknemers, tenzij de werkgever ze in de eerdergenoemde vrije ruimte plaatste. Dit is eigenlijk een verzwaring, aangezien werkgevers nu ineens afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van de vrije ruimte, of dat de kosten aan één kant worden belast. Als het als werknemersloon wordt beschouwd, moet het gewoon worden belast en als het in de vrije ruimte past, is het vrijgesteld. 

Ons advies is om binnen jouw organisatie kritisch te kijken of je het limiet voor vrije ruimte niet is overschreden. De vrije ruimte is 1,2% van de totale fiscale bruto loonsom van je bedrijf. Regelmatig zien we dat bedrijven over dit limiet heen zijn gegaan. Er wordt weleens vergeten dat het WKR ook gebruik is voor loon in natura, zoals het aanschaffen van een sportabonnementen of kerstgeschenken. 

Vrijstelling van belasting 

Organiseer je bedrijfsevenement of een personeelsbijeenkomst in een bedrijfspand, magazijn, kantine of onder een ruim opgezette partytent op een parkeerplaats? Dan is het belastingvrij. Daarom gebruiken veel bedrijven onze mobiele feestoplossingen. Wij creëren sfeer door het verplaatsen van feestlocaties, houten vloeren, decor, sfeerverlichting, dineren, entertainen en meer. Wij zorgen er toch voor dat dit mooi in bovenstaande regeling past. 

Hoe maak je een muziekkeuze?

Muziek is voor iedereen belangrijk. Het biedt troost in zware tijden, geeft energie om lekker te dansen, brengt vreugde en gezelligheid en je creëert de fijnste herinneringen. Daarom is het maken van de perfecte playlist zo belangrijk voor jullie huwelijksdag. Met de juiste muziek wordt jullie trouwfeest een kei gezellige happening en zullen er tijdens de ceremonie ook wat tranen vloeien van emotie. Muziek raakt altijd de juiste snaar en is daarom zo belangrijk. Hebben jullie de muziekkeuze al we samen besproken, maar kun je er nog wel wat hulp bij gebruiken? Wij geven je hieronder een aantal tips:

• Kies voor muziek die populair was toen jullie elkaar voor het eerst ontmoeten;
• Luister goed naar de tekst van liedjes. Deze kunnen een mooie afspiegeling zijn van wat jullie voelen voor elkaar
• Bedenk welke muziek je wilt draaien tijdens het naar voren schrijden naar het altaar. Dit kan hele mooie rustige muziek zijn maar kies eens voor iets anders en dans je een weg naar voren! Kies voor een bepaalde muziekstijl die past bij het door jullie gekozen thema, zoals bijvoorbeeld een hippie bruiloft, bohemien wedding of een gipsy trouwerij
• Kies voor muziek die gaat over trouwen
• Of voor muziek die gaat over de schoonheid van de liefde
• Wellicht houden jullie van muziek die past bij jullie achtergrond en roots
• Je kunt er zelfs voor kiezen om geen muziek te laten afspelen wanneer jullie binnenkomen. Dit geeft een hoop rust en hierdoor kunnen jullie extra genieten van het applaus dat jullie krijgen.

Welk muziekgenre maakt jouw feest fantastisch? 

Het ligt natuurlijk voor de hand om volledig te kiezen voor jouw muzieksmaak, maar de gasten moeten het ook leuk vinden. Je slaat de plank mis als je graag house draait, terwijl je gasten over het algemeen iets ouder zijn. Je kunt natuurlijk de gulden middenweg vinden en lekkere nineties hits draaien. Een ervaren DJ van Noovids vertelt je daar graag alles over. Boek snel je persoonlijke kennismaking en bespreek met de DJ hoe je iedereen op de dansvloer krijgt.  

De trends voor bruiloftsmuziek 

Je kunt er niet omheen, de muziekkeuze is allesbepalend voor jullie bruiloft. Tijdens de huwelijksvoltrekking mogen er tranen vloeien met prachtige ingetogen nummers maar tijdens het feest wil je dat iedereen met de voetjes van de vloer gaat! Maar hoe kies je nou de juiste liedjes? Je wilt natuurlijk dat de gekozen muziek een afspiegeling is van jullie als stel, maar tegelijkertijd wil je ook dat iedereen het naar zijn zin heeft. Misschien dat er ook kinderen op jullie bruiloft zijn? Of juist veel ouderen? Het is fijn als jullie een beetje rekening houden met verschillende groepen, zodat echt iedereen jullie trouwfeest de leukste vindt én dit ook laat merken door helemaal los te gaan!

1. Akoestische set tijdens de ceremonie

Een akoestische set tijdens het diner en natuurlijk jullie ceremonie is altijd de juiste keuze. Dit zijn de momenten van rust en hier mag de liefde tot uiting komen door mooie, ingetogen liedjes.

2. Band op je bruiloft!

Kies eens voor iets anders en ga voor een band op jullie bruiloft. Hoe leuk is het om te beginnen met bijvoorbeeld een duo tijdens de ceremonie, aangevuld met meerdere muzikanten tijdens de borrel en wellicht een voltallige band tijdens het feest. Dit is echt weer eens iets anders! Geen standaard trouwplaylist op jullie mooiste dag, maar de hele dag genieten van live muziek.

3. Bruiloftsmuziek op basis van een thema

Ook dit jaar is het weer een trend om de muziek aan te passen aan het thema van de bruiloft. Het aanpassen van muziek aan het thema zorgt voor een mooi geheel en super gezellige sfeer. Je kunt bijvoorbeeld een festival bruiloft organiseren en deze sfeer creëren met de perfecte muziek. Of ga voor een zomers feest op het strand met alleen maar echte zomerhits! Laat de muziek samenvloeien met de sfeer en het thema en jullie dag zal perfect zijn.

Bruiloftsmuziek: dé hits die niet mogen ontbreken

Welke liedjes vindt nou echt iedereen leuk en moeten écht op jullie playlist komen? Wij hebben de meest gedraaide nummers voor je in kaart gebracht:

• A Thousand Years - Christina Perry
• All Of Me - John LegendI Choose You - Sara Bareilles
• Thinking Out Loud - Ed Sheeran
• Celebration - Kool 'n the Gang
• How Long Will I Love You - Ellie Goulding
• At Last - Etta James
• Perfect - Ed Sheeran
• Marry You - Bruno Mars
• Single Ladies - Beyoncé
• Brown Eyed Girl - Van Morrison
• I Gotta A Feeling - Black Eyed Peas
• Uptown Funk - Mark Ronson ft. Bruno Mars
• Make You Feel My Love - Adele

Ontbreken er nog nummers volgens jou? Neem dan snel contact met ons op om het door te geven!

Vind de DJ die past bij jullie huwelijksfeest 

Er is een groot en divers aanbod in DJ’s, met een grote variëteit in prijs. Alleen de duurste is niet altijd de beste, maar ga ook niet zomaar voor de voordeligste DJ. Laat je niet zozeer verleiden door de prijs. Het is belangrijk dat de DJ past bij jullie feest en de beleving die jullie graag aan de gasten meegeven. Die ervaring hangt af van enkele factoren. Willen jullie dat de gasten lekker losgaan op de dansvloer? Een DJ met veel kennis en ervaring voelt feilloos aan wat hiervoor nodig is.  

Laat je keuze dus niet alleen afhangen van het bedrag. Bespreek of de DJ graag jouw muzieksmaak draait en welke apparatuur hij zelf tot zijn beschikking heeft. Vraag of hij verder openstaat voor speciale wensen, zoals een speech van de gasten. Last but not least: zorg dat je een klik hebt met de persoon die de hele tijd op jouw feest draait. Dan weet je zeker dat de avond slaagt.  

Welk muziekgenre maakt jouw feest fantastisch? 

Het ligt natuurlijk voor de hand om volledig te kiezen voor jouw muzieksmaak, maar de gasten moeten het ook leuk vinden. Je slaat de plank mis als je graag house draait, terwijl je gasten over het algemeen iets ouder zijn. Je kunt natuurlijk de gulden middenweg vinden en lekkere nineties hits draaien. Een ervaren DJ van Noovids vertelt je daar graag alles over. Boek snel je persoonlijke kennismaking en bespreek met de DJ hoe je iedereen op de dansvloer krijgt.  

De combinatie van een DJ en een live artiest  

Streven jullie naar een onvergetelijk feest? Kies dan voor een duo dat de pan uit swingt. De combinatie van een DJ met een live artiest, hoe tof is dat? De zanger of band maakt doorgaans nog meer contact met het publiek en het geeft de muziek een leuke twist. Een liveband zorgt voor een fijne sfeer en de DJ laat iedereen dansen. Kies voor een zanger, een percussionist of een complete band. Alles is mogelijk via Noovids.  

Met deze tips maak je je feest echt onvergetelijk  

Wil je een knalfeest neerzetten, zonder dat het veel stress kost? Neem dan deze tips mee in de keuze voor een DJ of muzikant:  

• Geef duidelijk aan welke muziek je wel of niet wilt. Zo voorkom je dat de gasten blijven zitten en vroegtijdig het feest verlaten; 
• Bespreek welke installatie er nodig is. Heeft de DJ het zelf of staat de apparatuur al op de locatie? Stem dit goed af, zodat je straks niets mist of juist dubbele kosten maakt; 
• Bespreek welke liedjes je graag zelf aandraagt; 
• Vraag ook of het mogelijk is dat de gasten verzoeknummers door geven; 
• Maak duidelijke prijsafspraken en vraag wat er in de kosten is opgenomen. Een totaalprijs voor reistijd, draaiuren en apparatuur is het meest overzichtelijk; 
• Willen je gasten een ludieke act opvoeren of een speech uitbrengen? Geef dit vooraf bij de DJ aan, zodat hij een microfoon kan regelen; 
• Maak samen een draaiboek, zodat jullie qua acts allebei weten wat er speelt en wanneer; 
• Boek op tijd! Zeker als je in de zomer trouwt, is het belangrijk om de DJ op tijd te boeken. Vooral in augustus en september zitten de artiesten snel vol.  

DJ huren voor jouw huwelijksfeest?

Wil jij dat mensen nog lang over jouw huwelijksfeest napraten? Schakel dan Noovids in voor het organiseren. Wij gaan alleen voor 100% tevredenheid. Vanuit onze ervaring en technische kennis weten wij precies wat er moet gebeuren om van jouw evenement te maken. De eigenaren van Noovids hebben een passie voor feesten en partijen. Naast een flinke dosis organisatietalent beschikken wij over ruime ervaring met DJ’s, muziek, licht, audio en video. Wij geloven dat elke dag een feest kan zijn.

Meer weten  over hoe je van jouw huwelijk een echte topdag maakt waaraan iedereen fijne herinneringen heeft? Onze missie is iedereen een geweldige ervaring te bieden. Neem (geheel vrijblijvend) contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.