Uitdagingen & tips voor organiseren evenement  

Wat is evenementen- technologie en techniek? 

Evenemententechnologie is elke fysieke/digitale tool of software die de processen vereenvoudigt en het gemakkelijker maakt om een ​​succesvol evenement te plannen, uit te voeren en af ​​te leveren. Dit kan voor elk evenementformaat zijn: fysiek, virtueel of hybride. 

Bij evenementtechniek kan je denken aan alle hulpmiddelen die ondersteunen bij het organiseren van festivals, sportevenementen, live optredens of andere publieksevenementen. Alle producten/diensten die te maken hebben met geluid, licht en video. Speakers, DJ sets, microfoons, beursverlichting, lichteffecten, beamers, LED schermen en ga zo maar door!  

Ben je van plan om apparatuur te huren? Bij Noovids huur je voor scherpe tarieven, eenvoudig en snel apparatuur naar keuze!  

Uitdagingen bij evenement organiseren 

Het plannen van evenementen kost veel werk, tijd en toewijding. Met gastenlijsten, huren van de techniek, installeren van de techniek, of het plannen van de inrichting van de locatie. Er zijn een miljoen en één details die je moet coördineren of plannen. Hier zijn enkele van de meest voorkomende uitdagingen waarmee organisatoren van evenementen worden geconfronteerd: 

Tijd tekort 

Zelfs de eenvoudigste evenementen brengt een hoop voorbereiding met zich mee. Maak een planning met duidelijk omlijnde actiepunten om te voorkomen dat je door de tijd heen raakt. Deze tijdsplanning moet de maanden, weken en dagen voorafgaand aan jouw evenement in kaart brengen. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat de locatie op tijd wordt geboekt, dat alle techniek vroegtijdig wordt geleverd en de communicatie in aanloop naar het evenementen verspreidt wordt.

De tijd voor voorbereiding wordt vaak onderschat. De meeste bedrijven besteden 5-8 weken aan het plannen van een evenement. Het is echter uiterst belangrijk om extra tijd vrij te maken om jouw evenement te plannen. Dit zorgt ervoor dat je flexibel blijft wanneer je om moet gaan met ongeregeldheden. Zoals het vervangen van techniek of bestellen van nieuw AV apparatuur.  

Lage opkomst  

Organisatoren van evenementen vinden effectieve marketing vaak een enorm obstakel, omdat het soms moeilijk kan zijn om de juiste doelgroep te bereiken en aan te spreken. Het gebruik van een CRM-systeem of versturen van gepersonaliseerde e-mailmarketing zal aanzienlijk helpen om jouw evenement te promoten. Momenteel gebruikt meer dan 75% van de marketeers e-mail om hun evenement te promoten, terwijl 47% nog steeds e-mailuitnodigingen gebruikt. 

Naast e-mail zijn er natuurlijk een schat aan opties voor het promoten van je evenement. Ons tip is om gebruik te maken van meerdere kanalen. Niet iedereen is namelijk even actief op de mailing. Analyseer de kanalen waarop jouw doelgroep actief is en communiceer op deze kanalen. Zorg voor een hoge frequentie wanneer je jouw boodschap gaat uitdragen. De kracht van herhaling zal zorgen voor meer aandacht en bereik.  

Onvoldoende budgettering 

Teveel investeren in een evenement of onvoldoende budget reserveren is geen geheim meer. Wij zijn er zeker van dat elk bedrijf dat een evenement heeft georganiseerd, wel eens met dit probleem te maken heeft gehad.

Het idee van 'plannen en uitgeven terwijl je bezig bent' is wat de meeste evenementenplanners onderschatten en daarom geven ze uiteindelijk meer uit dan het werkelijke budget. Of soms is het te laat om te beseffen welke fout ze hebben gemaakt. En daarom is het raadzaam om een ​​evenementenbudget op te stellen en te beslissen waar en hoe je jouw budget wilt uitgeven zodra de planning begint. Doe je onderzoek naar je evenementbenodigdheden, maak een spreadsheet met geschatte kosten en zit met het team om je budget af te ronden. 

Welke uitdaging(en) ervaar jij tijdens het organiseren van een evenement? Wij zijn nieuwsgierig naar jouw bevindingen. Stuur ons een bericht en wellicht krijg je een vermelding in dit artikel.  

Tips voor toepassen van evenemententechniek 

Nu genoeg over uitdagingen die op je pad kunnen komen. Voor ieder probleem, is een oplossing. Met onze kennis en ervaring in de markt hebben we een aantal tips voor je verzameld. Tips waarmee je de techniek toepast voor jouw evenement. 

Tip 1: creëer een vangnet met specialisten 

Werk voordat de productie begint samen met een audiovisuele leverancier of een onafhankelijke technische producent om creatieve ideeën te ontwikkelen. Het is erg duur en tijdrovend om creatieve ideeën te ontwikkelen die om budgettaire of technische redenen worden afgewezen. Het gebruik van de expertise van iemand anders kan je tijd en geld besparen. 

Tip 2: first things first 

Bij het organiseren van een event begin je eerst bij het concept, voordat je overgaat op de techniek. Klinkt nogal logisch maar wordt in vele gevallen verkeerd toegepast. Techniek dient jouw concept te versterken en moet geen doel zijn. 

Tip 3: vroegtijdig gesprek aangaan met leveranciers

Als je (innovatieve) technologie wilt gebruiken tijdens jouw evenement, is de gouden regel: ga tijdig in gesprek met jouw leveranciers, zodat je van tevoren duidelijke plannen en afspraken kan maken. Afspraken over het leveren van techniek of vroegtijdig reserveren van apparatuur.  

Tip 4: laat je ondersteunen door de juiste technici 

Het succes van een evenement hangt niet alleen af van techniek, maar vooral van de inzet van vakbekwame technici. Deze zijn niet alleen technisch, maar ook communicatief vaardig, met een servicegerichte instelling. Dit zorgt ervoor dat personen die met de techniek werken, de opdrachtgever op de juiste manier op de hoogte stellen van de stand van zaken.  

Tip 5: betrek jouw leveranciers bij het proces 

Betrek het audiovisuele bedrijf zo vroeg mogelijk bij het proces. Deel de beoogde doelen van je evenement en geef ze de ruimte om door samen te werken tot goede ideeën te komen. 

Tip 6: één aanspreekpunt 

Zorg ervoor dat één persoon fungeert als aanspreekpunt voor alle technologische problemen voor/tijdens/na het evenement. Communiceren met verschillende personen die ieder een eigen rol bekleden, creëert ruis op de lijn. Ga voor gestroomlijnde communicatie. Laat één persoon verantwoordelijk zijn voor alle technische aspecten.  

Tip 7: test, testen 

Plan altijd tijd in voor een generale repetitie, voordat het evenement daadwerkelijk begint. Ook wanneer je dit evenement al eens in het verleden hebt georganiseerd. Een goede voorbereiding is maakt of kraakt het succes van het evenement.  

Tip 8: budgetteren 

Zorg voor een (realistisch) budgetplan. Achteraf nog eens ontdekken dat je teveel hebt uitgegeven voor het evenement is een pijnlijke constatering. Al helemaal wanneer je dit moet verantwoorden aan je baas. Om dit blauwtje te voorkomen, is het raadzaam om vroegtijdig je balans op te maken. Ga in gesprek met je leverancier en leg prijzen van te voren vast. Extra tip is om met jouw audiovisuele partners zoals Noovids om tafel te gaan. Zij kennen de markt op hun duimpjes en zullen je goed informeren over het audiovisuele apparatuur dat je nodig hebt. Wees niet te krenterig als het gaat om huren van apparatuur. Het is zonde als een fantastisch evenement tot in de puntjes is geregeld maar de boodschap om budgettaire redenen niet goed wordt overgebracht zonder de juiste audiovisuele invulling. 

Tip 9: indruk maken door verrassingseffect(en) 

Met jouw evenement wil je natuurlijk een indruk achterlaten. Een evenement organiseren waar na jaren nog over gepraat wordt. Probeer je gasten keer op keer te verrassen! Dit verhoogt de attentiewaarde. Het kunnen soms hele kleine dingen zijn. Niet alleen de grootschalige en uitpuilende instrumenten zoals LED schermen of mega speakers. Maar een kleine attentie of persoonlijk geschreven kaartje als welkomstkaartje, kan voor verrassing zorgen. Een goede, originele verrassing levert altijd een positieve bijdrage. Ook op het gebied van audiovisueel apparatuur zijn veel uitstekende oplossingen te bedenken. Groot en klein en betaalbaar! 

Tip 10: silent disco koptelefoons voor opperste focus en concentratie 

Ooit gehoord van silent disco koptelefoons tijdens een presentatie of congres? Nee?! Dat is vreemd. Juist met silent disco koptelefoons creëer je meer aandacht en hogere concentratie voor je evenement. Richt je meer op lezingen of productdemo's op conferenties wanneer iedereen met onverdeelde aandacht kan luisteren. Zodra je de koptelefoon opzet, word je betoverd door wat je hoort. En je wordt niet gestoord door omgevingsgeluid. Ideaal als geluid niet geschikt is voor de locatie. Je kunt gemakkelijk 3 presentaties tegelijkertijd in dezelfde ruimte houden 

Niet alleen zijn deze koptelefoons geschikt voor presentaties. Ook voor personeelsfeestjes die op de dansvloer plaatsvindt, kan je koptelefoons huren. Deze zijn heel eenvoudig in te stellen op verschillende kanalen en zorgen dat geluidsoverlast verleden tijd is.  

Bedrijfsevent laten organiseren 

Geen zin om alle bovenstaande tips zelfstandig uit te voeren? Huur Noovids in en wij regelen het voor je! 

Voordat we een evenement voor jouw bedrijf laten plaatsen, is het zaak om jouw bedrijfscultuur, doelen en voorkeuren goed te begrijpen. Daarna kunnen we beginnen met het creëren van een op maat gemaakt evenement dat naadloos aansluit. Elk zakelijk evenement begint met een goed gesprek; we willen graag met je in gesprek om je beter te leren kennen. Voor elk evenement hebben we een compleet team aan boord; waaronder partymanagers, projectmanagers, DJ's en AV apparatuur. Hierdoor kun je een evenement van begin tot eind organiseren. Dit komt omdat we directe toegang hebben tot alle benodigde hulpmiddelen, ideeën en zelfs uitnodigingen. Bij ons is het organiseren van zakelijke evenementen in goede handen. 

Wij kunnen je helpen met het gehele evenementplanningsproces, van begin tot eind. Wij bieden een full-service zakelijk evenementenbureau en kunnen alle details van jouw evenement voor je regelen. Heeft jouw huidige reclamebureau echter een geweldig idee, of werk je al heel lang samen met een bepaald technologiebedrijf, dan kunt je ons vragen om die specifieke onderdelen van het evenement te ondersteunen. We kijken wat jij nodig hebt om de grootste impact te maken en zetten het allemaal voor je op een rij. Je hoeft maar met één persoon te werken en je hoeft je geen zorgen te maken over andere leveranciers of onderaannemers.