Wat is een hybride evenement?
Een hybride evenement bestaat uit een combinatie van een fysiek evenement op locatie met een virtueel evenement. Bij een hybride evenement kunnen bezoekers zowel fysiek aanwezig zijn alsmede bezoekers die via de digitale weg - virtueel - deelnemen aan het evenement. Als organisator biedt je deelnemers hiermee de mogelijkheid om fysiek of virtueel deel te nemen voor alle of bepaalde onderdelen van het evenement.
Een belangrijke doelstelling van hybride evenementen is het maximaliseren van de betrokkenheid van de deelnemers. De organisatie van het hybride evenement creëert een mogelijkheid waarin deelnemers (nieuwe) informatie kunnen vergaren en met elkaar in verbinding kunnen komen op een manier zoals zij dat zelf willen.
Bij een hybride evenement kunnen de deelnemers overal en vanaf verschillende locaties aan het evenement deelnemen. Deze flexibiliteit maakt het mogelijk om op meerdere manieren betrokken te raken en contact te maken.
De belangrijkste voordelen van een hybride evenement zijn:
1. Mogelijkheid tot meer deelnemers en bereik
Doordat deelnemers de keuze hebben tussen het bijwonen van het fysieke evenement of op virtuele wijze, voelen ze zich betrokken, worden ze aangemoedigd om mee te doen en kan je een bredere doelgroep bereiken - waar ze zich ook bevinden. Reistijd hoeft geen belemmering meer te zijn. Daarnaast kunnen er ook meer deelnemers deelnemen, omdat je niet gebonden bent aan de capaciteit van een bepaalde locatie.
2. Diverse mogelijkheden voor netwerken
Wanneer virtuele deelnemers de beschikking hebben over live audio-, video- en chattools, kunnen ze met elkaar, de exposanten, de organisatie, sprekers en workshopleiders in contact komen. Bovendien kan er door middel van chatrooms en/of specifieke software - bijvoorbeeld via een mobiele applicatie - de mogelijkheid worden geboden om de deelnemers interactief aan het fysieke evenement met de virtuele deelnemers kennis te laten maken, ervaringen uit te laten wisselen of contactgegevens te delen.
(Hybride evenement Rijksuniversiteit Groningen)
3. Milieuvriendelijk & kostenbesparend
Door het organiseren van hybride evenementen hoeven er minder deelnemers fysiek aanwezig te zijn, wat kan leiden tot een kostenbesparing, maar ook milieuvriendelijker is. Er is namelijk minder vervoer nodig en ook eventueel drukwerk en verteer - in de vorm van bijvoorbeeld een lunch of diner - wordt op deze manier verminderd. Het budget wat je hierdoor overhoudt, zou je eventueel ook kunnen gebruiken om te investeren in je evenement. Misschien dat je budgettair nu wél de ruimte hebt om die ene spreker uit te nodigen.
4. Dataverzameling
Door gebruik te maken van dataverzameling, verkrijg je middels een hybride evenement een duidelijk beeld van alles wat er virtueel gebeurt. Je hebt toegang tot gegevens die je bij enkel een fysiek evenement niet kan verzamelen, zoals deelnemersaantal, online deelnamepercentage bij bepaalde sessies, demografische gegevens, kliks op eventuele advertenties etc. etc. Hier kun je op volgende en/of vervolgevenementen weer op anticiperen.
Voorbeelden hybride evenementen
Hybride evenementen heb je in vele verschillende vormen en types. Hierbij 3 voorbeelden van een hybride evenement:
Eén evenement, twee soorten deelnemers
Het fysieke evenement kan door middel van een online livestream door virtuele deelnemers worden bekeken. De virtuele deelnemers krijgen dezelfde mogelijkheden als de fysieke deelnemers, door bijvoorbeeld de mogelijkheid te bieden om via een chat vragen te stellen aan sprekers of te netwerken met andere deelnemers.
Live evenement met on-demand mogelijkheid
Je organiseert een fysiek evenement, maar zorgt ervoor dat het volledige evenement - inclusief alle presentaties, sprekers, workshops e.d. - wordt vastgelegd. Vervolgens wordt het ruwe materiaal bewerkt en als verschillende onderdelen online geplaatst. Geïnteresseerden die niet bij het fysieke evenement aanwezig waren of konden zijn, kunnen het volledige evenement vervolgens on-demand online terugkijken.
Online evenement op meerdere fysieke locaties
In deze vorm stream je het evenement vanaf één hoofdlocatie naar fysiek publiek op andere, kleinere locaties. Het is een geweldige manier om mensen toch met elkaar in contact te laten komen, zonder dat iedereen zich op dezelfde (grote) locatie bevindt.
Tips voor het organiseren van een hybride evenement
Het organiseren van een hybride evenement vergt wel enige organisatie. Het is echt iets anders dan enkel een fysiek evenement of een online evenement. Maar juist de combinatie maakt het zou krachtig. Bij het organiseren van een hybride evenement moet je zeker letten op het volgende:
- Bepaal het doel van het hybride evenement - wat wil je er concreet mee bereiken?
- Bepaal hoe je de virtuele omgeving op gaat zetten en/of kies een aanbieder voor het opzetten van een virtueel evenementplatform - zorg ervoor dat er interactie kan plaatsvinden
- Bepaal de locatie voor het fysieke evenement
- Maak een overzichtelijk draaiboek - wat kunnen deelnemers waar en wanneer zien?
- Zorg voor een goede uitnodiging en mogelijkheid tot aanmelding voor zowel fysiek als virtueel
- Zorg voor voldoende personeel voor de begeleiding van zowel het fysieke evenement als het virtuele evenement - wie is er bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de techniek?
Ben je van plan om een hybride evenement te organiseren, maar twijfel je? Wij nemen graag jouw twijfels weg. Contacteer ons voor vrijblijvend advies op maat.