Representatiekosten
Het organiseren van een zakelijk feest valt onder ‘representatiekosten'. Simpel gezegd, gaat representatie over het presenteren van jouw bedrijf. Representatiekosten is een verzamelwoord waar verschillende kosten onder vallen. Denk bijvoorbeeld aan een lunch of diner met een zakelijke klant, organiseren van een bedrijfsuitje of bezoeken en deelnamen aan een congres. Over welke kosten nou precies aftrekbaar zijn en onder representatiekosten valt, doet de Belastingdienst nogal vaag over. Ze geven geen duidelijke scheidingslijn aan.
De Belastingdienst heeft wel een lijst gepubliceerd met kosten die in aanmerking komen als ‘representatiekosten’ Op deze lijst staan volledig aftrekbare kosten, beperkt aftrekbare kosten en voor welke kostendrempels gelden. Daarnaast noemt de Belastingdienst enkele uitgaven die niet als vertegenwoordiging worden beschouwd: verzorging van uiterlijk, persoonlijke verzorging en vaartuigen die worden gebruikt voor vertegenwoordigingsdoeleinden.
Zijn de kosten voor mijn zakelijk feest zakelijk aftrekbaar?
Gelukkig zijn de kosten van een zakelijk feest fiscaal aftrekbaar, maar er zijn wel specifieke eisen waaraan moet worden voldaan. Als bedrijf heb je toegang tot bepaalde aftrekposten. Het grote voordeel is dat je bepaalde uitgaven kunt declareren bij de Belastingdienst, zodat je deze bepaalde producten of diensten tegen een lager tarief kunt inkopen of (een deel van) btw kunt vorderen. De producten en diensten waarvoor je BTW kan terugvragen noemen we aftrekbaar. Met name in de onzekere tijden waar we nu in leven, is het belangrijk om de kleintjes goed in de gaten te houden. Het zou zonde zijn als je geld misloopt op basis van zaken die aftrekbaar zijn.
Voorwaarden bedrijfsfeest fiscaal aftrekken
Er zijn verschillende soorten bedrijfsfeesten, laten we als voorbeeld aftrekbaarheid van een personeelsfeest nemen. Medewerkersbijeenkomsten zijn in principe aftrekbaar zolang aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan:
- Zo moeten werknemersbijeenkomsten toegankelijk zijn voor minimaal 75% van de werknemers en moeten ook partners of kinderen van werknemers welkom zijn.
- Niet overdrijven. Een jaarlijks feest waarbij kaviaar of oesters grootschalig wordt aangeboden, wordt niet aanvaard.
Ook is het goed om er rekening mee te houden dat de kosten van personeelsbijeenkomsten btw-aftrekbaar zijn, mits de kosten per werknemer per jaar niet hoger zijn dan 227 euro.
Eten en drinken op bedrijfsfeest
Stel je wilt binnenkort uitpakken met het organiseren van een personeelsfeest. Je weet hiervan dat de kosten hiervoor aftrekbaar zijn. Maar geldt dat ook wanneer je van plan bent om het eten en drinken grootst uit te pakken? Zijn die alcoholische drankjes of belegde broodjes aftrekbaar? Wederom is het antwoord op deze vraag ‘ja’. Mits, je aan een aantal voorwaarden voldoet. Je mag de BTW niet intrekken wanneer je:
- Eten en drinken bij een horecazaak gaat nuttigen
- Een cateringbedrijf het eten en drinken verzorgt in een ruimte die daar speciaal is voor ingericht.
Als dit beide niet het geval is, kom je in aanmerking om de zakelijke kosten voor eten en drinken beperkt te laten aftrekken.
In dat geval mogen spijzen en dranken niet worden geserveerd in de eetgelegenheid of door de cateraar in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte. Zo niet, dan kunt u een beperkt bedrag aan btw aftrekken voor uw personeelsbijeenkomsten en eten en drinken.
Werkkostenregeling personeelsfeest
Met de WKR (werkkostenregeling) heb je als werkgever de vrijheid om belastingvrije zaken aan jouw werknemers te vergoeden, te geven of te verstrekken. Denk aan cadeaubonnen, sportabonnementen of andere geschenken.
Met de invoering van de Werkkostenregeling (WKR) is de uitgebreide regeling voor 29 toeslagen en verstrekking goed vertegenwoordigd. Over het algemeen geldt dat als de vergoeding of verstrekking kwalificeert is als vaste of beschikbare ruimte binnen de WKR, deze vrijgesteld is.
Voorheen kon elke werknemer tot 454 euro belastingvrij besteden aan personeelsbijeenkomsten per kalenderjaar. Na de invoering van de WKR was dat anders en werden personeelsbijeenkomsten beschouwd als belastbaar loon voor werknemers, tenzij de werkgever ze in de eerdergenoemde vrije ruimte plaatste. Dit is eigenlijk een verzwaring, aangezien werkgevers nu ineens afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van de vrije ruimte, of dat de kosten aan één kant worden belast. Als het als werknemersloon wordt beschouwd, moet het gewoon worden belast en als het in de vrije ruimte past, is het vrijgesteld.
Ons advies is om binnen jouw organisatie kritisch te kijken of je het limiet voor vrije ruimte niet is overschreden. De vrije ruimte is 1,2% van de totale fiscale bruto loonsom van je bedrijf. Regelmatig zien we dat bedrijven over dit limiet heen zijn gegaan. Er wordt weleens vergeten dat het WKR ook gebruik is voor loon in natura, zoals het aanschaffen van een sportabonnementen of kerstgeschenken.
Vrijstelling van belasting
Organiseer je bedrijfsevenement of een personeelsbijeenkomst in een bedrijfspand, magazijn, kantine of onder een ruim opgezette partytent op een parkeerplaats? Dan is het belastingvrij. Daarom gebruiken veel bedrijven onze mobiele feestoplossingen. Wij creëren sfeer door het verplaatsen van feestlocaties, houten vloeren, decor, sfeerverlichting, dineren, entertainen en meer. Wij zorgen er toch voor dat dit mooi in bovenstaande regeling past.