Stap 1: wat is het doel van je bedrijfsfeest of uitje?
Seneca (Lucius Annaeus Seneca was een Romeins schrijver en stoïcijns filosoof) zei ooit dat er geen gunstige wind bestaat voor de zeiler die niet weet waar hij heen wil. Amerikaans Countryzanger Jimmy Dean voegde daaraan toe dat hij de wind weliswaar niet kan veranderen, maar wel de stand van de zeilen kan aanpassen om zijn bestemming te bereiken.
Deze metaforen zijn niet bedoeld om te zeggen dat je met je team moet gaan zeilen (dat kan natuurlijk wel), maar om duidelijk te maken dat je eerst moet nadenken over wat je met het bedrijfsuitje wilt bereiken.
Zodra iedereen het eens is over het doel van het bedrijfsuitje kun je het bedrijfsuitje pas gaan invullen. Wil je dat mensen elkaar beter leren kennen? Dan is het niet slim om een +1 mee te laten komen. De aanwezigheid van partner en kinderen draagt namelijk niet bij aan teambuilding. Zorg voor rustige momenten waarop mensen elkaar kunnen leren kennen (niet alleen hun directe collega’s, maar ook mensen uit andere teams). Is je bedrijfsfeest juist een bedankje voor het harde werken van je collega’s? Dan is het uitnodigen van partner en kinderen een manier om de bijdrage van het thuisfront te erkennen.
Stap 2: ken je beperkingen.
Je zou de eerste niet zijn die een prachtig plan heeft om het ultieme bedrijfsfeest of uitje te organiseren, en vervolgens bij het MT het deksel op de neus te krijgen. Zorg daarom dat je vooraf weet binnen welke kaders je moet blijven. Weet hoeveel je te besteden hebt. Het gemiddelde bedrijfsfeest kost € 75 per persoon, maar door de vele keuzes kunnen de kosten sterk verschillen.
Je beperkingen en randvoorwaarden zijn niet alleen financieel. Een restaurant dat geen halal-voedsel kan serveren is niet altijd even handig. Een steakhouse is geen goede keuze wanneer je enkele veganisten in je team hebt. Een mud-run terwijl je drie collega’s hebt die een rolstoel gebruiken? Niet handig!
Stap 3: weet wie er meegaan.
Als je weet hoeveel je te besteden hebt, ga je de gastenlijst opstellen. Dit helpt een inschatting van de kosten te maken. Belangrijker is dat de gastenlijst inzicht geeft in de diversiteit van de mensen die aan je bedrijfsfeest of uitje deelnemen. Handig, als je bijvoorbeeld teams wilt vormen voor een competitief onderdeel.
Stap 4: weet wat iedereen leuk vind!
Hoe weet je welke activiteiten iedereen leuk vindt? Gewoon, door het te vragen. Doe “marktonderzoek” door tijdens de pauze gewoon de kantine eens rond en vraag wat iedereen graag zou doen. Niet alleen voorkom je hiermee dat je activiteiten verzint die weinig bijdragen, je vergroot ook de betrokkenheid bij het bedrijfsfeest of uitje dat je moet organiseren. Handig!
Stap 5: het bedrijfsfeest of uitje organiseren.
Je weet welk doel je bedrijfsfeest of uitje moet bereiken, je kent je budget en beperkingen. Je weet wie de doelgroep is en wat iedereen leuk vindt (en wat absoluut niet!). Tijd om het bedrijfsfeest in te vullen.
Kies allereerst het thema en stem hier de locatiekeuze op af. Doe je het in de kantine, of ga je juist extern? Wil je een chique omgeving, of juist iets neutraals?
Vul vervolgens het programma in. Het programma is een essentieel onderdeel bij het organiseren van het bedrijfsfeest of uitje. Het zorgt voor een goede mix van actieve en rustige momenten, met activiteiten die helpen garanderen dat iedereen een fijne dag heeft. Door per onderdeel de kosten te noteren weet je ook gelijk of je binnen je budget blijft.
Stap 6: boek alles wat je nodig hebt.
Nu wordt het organiseren van je bedrijfsfeest of uitje pas echt concreet. De locatie, de catering, de activiteiten en het entertainment moten worden geboekt. Zorg dat je van iedere betrokken partij een bevestiging per email krijgt. Het zou toch vervelend zijn als om 18:00 ineens blijkt dat de cateraar niet is komen opdagen! Of schakel ons in om je van A tot zet te ondersteunen bij het organiseren van je bedrijfsfeest of uitje.
Daar waar jij hulp nodig hebt staan wij voor je klaar. Of je nu op zoek bent naar een DJ, de belichting wilt regelen of al een uur lang inspiratieloos naar een leeg Word-document zit te staren. Meer weten? Neem eens contact met ons op.
Stap 7: geniet van je bedrijfsfeest!
Vergeet tijdens het bedrijfsuitje niet zelf ook een beetje te genieten. Want ook jij, als organisator, bent te gast!
